För att det ska fungera så smidigt, effektivt och trevligt som möjligt föreslås dessa gemensamma regler. Genom att hålla ordning i inkorgen sparar vi tid och kan fokusera på det som är viktigt.
1. Svara under texten (Undvik ”topp-postning”)
- Regel: Skriv ditt svar under den text du besvarar, eller dela upp ditt svar direkt under de olika frågorna (så kallat inline-svar).
- Varför? Det gör att vi kan läsa diskussionen i naturlig ordning, uppifrån och ned. Om någon har varit bortrest eller inte tittat i inkorgen på några dagar blir det mycket lättare att följa med i hur besluten har vuxit fram.
2. Klipp bort gamla textmassor (Citera sparsamt)
- Regel: När du svarar på ett mail, radera allt i det tidigare mailet som inte är nödvändigt för att förstå ditt svar. Lämna bara kvar de rader du faktiskt kommenterar. Radera även gamla hälsningsfraser och sidfötter.
- Varför? Mailkedjor blir snabbt enormt långa. Om vi rensar bort det som redan är sagt slipper vi scrolla igenom metervis med gammal text, vilket underlättar enormt – särskilt när vi läser mailen i mobilen.
3. Tänk på vem du svarar till
- Regel: Skicka bara svar till hela styrelsen om ditt svar är viktigt för alla. Korta bekräftelser som ”Tack!”, ”Jag kommer” eller ”Heja!” ska skickas direkt till den enskilda personen, inte till hela listan.
- Varför? Vi vill hålla nere antalet mail så att ingen drabbas av ”mail-stress” och missar viktiga beslut eller kallelser i mängden.
4. Håll dig till ämnet och byt ämnesrad vid behov
- Regel: Skriv en tydlig ämnesrad (t.ex. ”Kallelse till möte” eller ”Underhåll av hembygdsgården”). Om diskussionen i tråden svänger om till något annat, ändra ämnesraden så att den matchar det nya samtalsämnet.
- Varför? Det gör det enkelt för oss att prioritera vad vi behöver svara på direkt, och det blir mycket lättare att söka fram gamla beslut i mailarkivet i efterhand.
Policy och trivselregler för styrelsens epostlista